Como usar storytelling num projeto que já existe

Storytelling em projetos é o uso de técnicas narrativas para apresentar um projeto de gestão que já existe: um status report, um pitch de aprovação, um portfólio, uma retrospectiva. O projeto permanece o mesmo, e só a apresentação muda. Distingue-se de um projeto de storytelling, que muda o próprio Story da organização, o que ela conta.

A plateia aprova o que entende. Se você quer deixar a próxima apresentação de projeto mais clara e mais fácil de aprovar, o trabalho está no Telling, o como se conta: o conflito que abre, a plateia que assiste, a consequência que fecha. O Story, o que se conta, entra e sai igual. Essa é a fronteira, e ela valoriza o trabalho: a forma de contar costuma decidir se o projeto avança.

Onde storytelling entra num projeto que já existe

Os usos mais comuns são quatro, cada um numa hora diferente da vida do projeto.

• Status report. O acompanhamento periódico, contado como história, faz a diretoria seguir a evolução do projeto com a atenção de quem quer saber o próximo capítulo.
• Pitch de aprovação. A defesa de orçamento ou de escopo apoia o número na história que lhe dá sentido, e costuma ser ela que destrava a decisão.
• Portfólio. O conjunto de projetos de uma área ou de uma consultoria ganha um arco: progressão, tema, um fio que liga uma entrega à seguinte.
• Retrospectiva. O fechamento de um ciclo vira a narrativa do que a equipe aprendeu, e o aprendizado contado assim fica à mão para a próxima rodada.

Como apresentar um projeto com storytelling

Apresentar um projeto com storytelling é organizar o que você já tem em torno das três perguntas por trás de qualquer história:

1. Qual é o conflito? Todo projeto nasce de uma tensão: um risco, um prazo apertado, uma meta ameaçada. A apresentação que começa por essa tensão dá à plateia um motivo para acompanhar o resto.
2. Diante de qual plateia? A diretoria que aprova orçamento, o cliente que renova contrato, o time que precisa se reconhecer no trabalho: cada uma ouve uma versão diferente do mesmo projeto. Nomeie quem está na sala antes de montar o primeiro slide.
3. Com qual consequência? O que muda quando o projeto avança: uma venda que fecha, um custo que cai, um comportamento novo. Fechar pela consequência transforma um relatório de tarefas numa história com desfecho.

Essa é a estrutura de fora, e ela já resolve boa parte das apresentações. O ajuste fino, montar cada peça para a plateia certa, é ofício de prática.

Storytelling serve para gestão de projetos?

Serve na hora de apresentar. A gestão conduz e entrega o projeto, e a apresentação decide o que acontece com ele: a aprovação que sai, o orçamento que se libera, a diretoria que continua investida. Storytelling trabalha nessa fronteira, entre o que a equipe fez e como quem decide lê o que ela fez. Foi o que aconteceu na Yamaha.

A Yamaha tem um programa global de melhores práticas, o Yamaha Way, onde equipes do mundo inteiro desenvolvem seus casos de sucesso e de implementação para apresentar à companhia. Era ali que as equipes brasileiras travavam: tinham o resultado nas mãos e emperravam na hora de contar.

Entre 2016 e 2024, a Storytellers formou 24 turmas dentro da Yamaha para resolver exatamente isso, como apresentar. Os projetos das equipes continuavam os mesmos, e o que ganhava método era a forma de contá-los. Funcionou a ponto de o treinamento virar oficial na companhia.

Um gerente de vendas da primeira geração de turmas apresentou um case brasileiro na sede da Yamaha em Iwata, no Japão, e o trabalho foi reconhecido como Best Case no Marketing Sales Meeting. O projeto era brasileiro e o resultado já existia. O que mudou foi a apresentação, e a apresentação levou o case ao Japão.

Se a sua próxima apresentação é a que precisa passar no board, o caso está destrinchado em a apresentação que não passa no board: por que projetos bem fundamentados travam na hora da decisão, e onde costuma estar o que falta, que raramente está nos slides.

A diferença entre aplicar técnicas e mudar o Story

Storytelling em projetos e projeto de storytelling têm o mesmo nome e resolvem perguntas diferentes. A pergunta daqui é como apresentar melhor um projeto que já existe. A pergunta do outro é o que a organização conta de si, e mexe no próprio Story. Telling é legítimo, só tem outro nome e outro preço.

Se a sua pergunta é sobre mudar o próprio Story da organização, o que ela conta de si, isso é um projeto de storytelling, e a fronteira entre os dois tem página própria: o que é um projeto de storytelling.